Разбираемся, как реализовать учет рабочего времени и что это дает бизнесу.
Зачем нужен учет рабочего времени?
Учет рабочего времени сотрудников важен бизнесу для решения сразу нескольких задач:
- Для повышения уровня дисциплины персонала. Цифровой контроль работы сотрудников автоматически повышает их уровень дисциплины. Когда руководитель или предприниматель отслеживают рабочее время, которое конкретный сотрудник провел над определенным проектом, сами сотрудники реже срывают дедлайны, завершают назначенные задачи в установленные сроки.
- Для оптимизации внутренних процессов. Некоторые из сотрудников могут тратить рабочее время на нецелевые действия. Контроль позволяет выявить возможности для оптимизации рабочего процесса сотрудников, снять неважные рутинные задачи с ключевых сотрудников.
- Для высвобождения времени руководителя на реализацию стратегических задач. Часто предприниматели и руководители вязнут в операционных делах, в вопросах управления и контроля за работой сотрудников. Внедрение программных инструментов для учёта рабочего времени позволит снять часть операционной нагрузки с руководящего состава компании, сделать больший акцент на реализацию стратегических глобальных задач.
- Для отслеживания ключевых показателей сотрудников. KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности) — одна из метрик, по которым оценивают эффективность и продуктивность каждого конкретного сотрудника. Учёт рабочего времени — неотъемлемая составляющая прозрачного определения KPI.
- Для формирования мотивации у персонала. Учёт рабочего времени позволит выявить наиболее и наименее эффективных подчиненных. Далее руководители смогут предпринять меры по повышению мотивации персонала, чтобы выровнять показатели продуктивности.
Разумеется, можно вести учет рабочего времени и классическими инструментами. Например, с помощью excel-таблиц или ведения записей на бумажных носителях.
В некоторых компаниях учёт рабочего времени до сих пор осуществляется с помощью пометок на бумажных носителях. Например, сотрудник приходит в офис. Охрана в журнале фиксирует время, в которое прибыл конкретный сотрудник. В конце рабочего дня по такому же принципу фиксируется время завершения трудового дня конкретного рабочего.
Однако учет рабочего времени онлайн имеет неоспоримые преимущества:
1) Удаленный доступ к инструментам контроля. Руководителю или предпринимателю не требуется искать физические журналы с записями для учета рабочего времени сотрудников. Все данные хранятся на серверах, поэтому доступ к информации и статистике может быть осуществлен удалённо с помощью компьютера или смартфона.
2) Распределение инструментов контроля между руководителями. Если в компании несколько владельцев или несколько руководителей, которым требуется доступ к статистике по учёту рабочего времени сотрудников, онлайн-решения дают такую возможность. С помощью онлайн-инструментов доступ к статистике и данным по рабочему времени сотрудников можно распределить на любое количество людей.
3) Запись телефонных звонков. Если речь идет о менеджерах по продажам, важно контролировать не только время работы, но и сам процесс работы. В данном случае руководитель получает возможность прослушивать телефонные разговоры между менеджерами и потенциальными клиентами. Такой подход позволяет прозрачно контролировать эффективность совершенных звонков.
4) Точный подсчет данных. Онлайн-инструменты ведут подсчеты в автоматическом режиме, поэтому конечная статистика получается максимально объективной и точной.
5) Удобная аналитика и автоматическое формирование отчетов. С помощью программных инструментов можно также формировать любые отчеты для дальнейшего анализа работы сотрудников компании.
6) Прозрачность. Сотрудникам компании будет крайне сложно исказить или подстроить данные о времени, потраченном на тот или иной проект, звонок или работу с клиентом. Программные средства бескомпромиссны и предоставляют пользователю максимально прозрачный, честный и открытый отчет по учёту рабочего времени подчиненных.
Учет рабочего времени с помощью CRM
CRM (Customer Relationship Management) — система управления отношениями с клиентами. Функционал CRM может варьироваться от сервиса к сервису. Однако в большинстве своем качественные современные CRM-системы могут предложить богатый набор решений для учета рабочего времени:
- Подсчет фактического времени, которое тратит конкретный сотрудник на выполнение определённой задачи.
- Учет завершенных звонков менеджерами по продажам, результативность этих звонков, конверсия в продажу, количество совершенно звонков. С помощью CRM можно также сохранять записи телефонных разговоров.
- Распределение проектов и задач между сотрудниками. Назначение ответственных исполнителей на проекты. Постановка сроков. Контроль за своевременным исполнением поставленных задач.
- Подробная аналитика времени, которое в среднем тратит сотрудник на выполнение задач, мониторингуспешного завершения задач с соблюдением сроков.
Более того, с помощью CRM-систем можно оптимизировать ряд внутренних процессов в компании и сделать работу персонала более продуктивной. Реализуется это за счет:
1) Автоматизации документооборота. На документооборот, формирование и отправку отчетов в компании тратится огромное количество времени сотрудников. С помощью CRM можно оптимизировать и автоматизировать часть этих процессов, сняв рутинную нагрузку с сотрудников компании.
2) Распределение задач между сотрудниками. Руководители могут распределять задачи между подчиненными. Руководитель отдела продаж может также распределять заявки между менеджерами по продажам. Часть управленческих задач и менеджмент могут быть оптимизированы.
3) Рассылки напоминаний клиентам. Рассылка писем, коммерческих предложений и напоминаний об оплате могут занимать значительную часть рабочего времени сотрудников. Однако все описанные функции можно переложить на CRM, поставленные задачи будут выполнены в автоматическом режиме.
4) Выставления счетов. Автоматизировать можно и выставления счетов клиентам, и взаимодействие с контрагентами компании. Подобная оптимизация также положительно сказывается на объеме свободного времени сотрудников для решения стратегических целей.
CRM-системы могут быть полезны не только для учета рабочего времени сотрудников, но и для реализации других задач:
- Повышение продаж. Учёт и правильная работа с клиентской базой позволяют компании повысить продажи за счет построения долгосрочных отношений с целевой аудиторией.
- Сокращение издержек. Оптимизация бизнес-процессов напрямую ведёт к сокращению издержек компании. Также CRM-система может взять на себя часть рутинных задач сотрудников. Во время активного роста компании в таком случае не потребуется наем дополнительных работников на исполнение функций, которые может взять на себя система.
- Автоматизация продаж. Контакты, которые попадают в CRM-систему, могут автоматически подключаться к конверсионной воронке, которая без помощи менеджера по продажам осуществляет серию системных касаний, чтобы расположить человека к сделке.
Как потенциальные клиенты попадают в CRM-систему? Один из самых простых способов — использование различных форм обратной связи, где посетитель сайта оставляет свой номер телефона или электронную почту.
Посетители сайта оставляют свои контакты, например, для заказа обратного звонка, для получения новостей и специальных предложений компании, для записи на консультацию с менеджером.
Эффективно работают всплывающие окна, где посетителю сайта предлагается определённая ценность в обмен на оставленные контакты. Это может быть полезное видео, PDF-файл, чек-лист или инструкции по теме деятельности вашей организации.
Выбор и установка CRM-системы
Как выбрать CRM-систему? Для определенной компании какие-либо факторы могут иметь больший уровень важности, когда как для другой компании эти же факторы покажутся несущественными. В целом при выборе надежной CRM-системы следует ориентироваться на:
1) Надежность, степень защиты данных. Прежде всего CRM-система должна защищать хранящиеся сведения в базах данных пользователей. Качественные сервисы уделяют большое внимание организации безопасности данных. Внешние угрозы, хакеры, вредоносное обеспечение не смогут получить доступ к вашей клиентской базе при правильном выборе CRM. Также надёжная CRM позволит защитить важные данные компании от внутренних угроз.
2) Функционал. Разумеется, чем шире возможности и функционал сервиса, тем лучше. Современные CRM-системы позволяют автоматизировать продажи, прогнозировать вероятность заключения сделки с конкретным клиентом в базе, дают возможности по управлению не только клиентской базой, но и сотрудниками компании.
3) Наличие пробного периода. CRM-системы, которые уверены в качестве своего продукта, частопредоставляют бесплатные версии, чтобы предприниматель мог оценить функционал и возможности этого конкретного решения.
4) Интеграционные возможности. Наиболее продвинутые CRM-системы способны интегрироваться с другими сервисами и обмениваться с ними данными. Например, с сервисами телефонии, с инструментами веб-аналитики, с конструктором форм обратной связи от СберЛид.
5) Наличие инструментов для учета рабочего времени сотрудников. CRM давно вышли за рамки управления взаимоотношениями с клиентами. Возможность учета рабочего времени каждого отдельного сотрудника компании присутствует в наиболее продвинутых сервисах.
6) Максимальное количество сотрудников, которых можно подключить к CRM. Некоторые CRM сервисы попросту не рассчитаны на использование большим количеством сотрудников. Важно подбирать решения под задачи, потребности и ресурсы вашей компании.
